ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Tyto zásady ochrany osobních údajů popisují, jakým způsobem společnost AROMKA CANDLES s.r.o. zpracovává osobní údaje zákazníků, návštěvníků internetového obchodu a dalších osob, které s ní komunikují.

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

AROMKA CANDLES s.r.o.
IČO: 24614947
se sídlem: Hlavní třída 259/3, 736 01 Havířov
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl C, vložka 103177

E-mail: aromka@aromka.com
Telefon: +420 737 025 536
Web: www.aromka.com

(dále jen „Správce“)

Správce zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecným nařízením o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalšími příslušnými právními předpisy.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

V závislosti na tom, jakým způsobem náš internetový obchod nebo naše služby využíváte, můžeme zpracovávat zejména následující osobní údaje:

Identifikační údaje

zejména:

• jméno a příjmení,

• obchodní firma nebo název společnosti,

• IČO a případně DIČ.

Kontaktní údaje

zejména:

• doručovací adresa,

• fakturační adresa,

• e-mailová adresa,

• telefonní číslo.

Údaje související s objednávkou

zejména:

• informace o objednaném Zboží,

• číslo objednávky,

• cena objednávky,

• způsob dopravy,

• způsob platby,

• údaje o provedené platbě,

• informace týkající se vyřízení objednávky,

• informace týkající se reklamace, vrácení Zboží nebo odstoupení od smlouvy.

Správce zpravidla nezískává ani neuchovává kompletní údaje o platební kartě zákazníka. Platba kartou je zpracovávána prostřednictvím příslušného poskytovatele platebních služeb.

Údaje uživatelského účtu

Pokud si zákazník vytvoří uživatelský účet, můžeme dále zpracovávat údaje související s tímto účtem a jeho používáním, například historii objednávek.

Údaje z komunikace

Pokud nás kontaktujete prostřednictvím e-mailu, telefonu, kontaktního formuláře, sociálních sítí nebo jiným způsobem, můžeme zpracovávat:

• vaše kontaktní údaje,

• obsah komunikace,

• informace související s vaším dotazem nebo požadavkem.

Technické údaje a údaje o používání internetových stránek

Při návštěvě internetových stránek mohou být v závislosti na nastavení cookies zpracovávány například:

• IP adresa,

• typ zařízení,

• typ a verze internetového prohlížeče,

• operační systém,

• informace o návštěvě internetových stránek,

• navštívené stránky,

• čas návštěvy,

• přibližná poloha odvozená z IP adresy,

• identifikátory souborů cookies a obdobných technologií.

Rozsah těchto údajů závisí mimo jiné na tom, jaké kategorie cookies návštěvník povolí.

3. Za jakým účelem a na jakém právním základě osobní údaje zpracováváme

3.1. Vyřízení objednávky a plnění Kupní smlouvy

Osobní údaje zpracováváme za účelem:

• přijetí a zpracování objednávky,

• uzavření Kupní smlouvy,

• zpracování platby,

• dodání objednaného Zboží,

• komunikace se zákazníkem ohledně objednávky,

• vyřízení případného odstoupení od smlouvy,

• řešení dalších požadavků souvisejících se smluvním vztahem.

Právním základem tohoto zpracování je plnění smlouvy nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy na žádost zákazníka podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

K tomuto zpracování není vyžadován samostatný souhlas zákazníka.

Bez poskytnutí údajů nezbytných pro objednávku není možné Kupní smlouvu uzavřít a objednávku řádně vyřídit.

3.2. Doprava a doručení Zboží

Údaje potřebné pro doručení objednávky můžeme předat dopravci nebo jiné osobě zajišťující doručení, kterou si zákazník zvolil při vytváření objednávky.

Jedná se zejména o:

• jméno a příjmení,

• doručovací adresu,

• e-mail,

• telefonní číslo,

• případně další informace nezbytné pro doručení zásilky.

Právním základem je plnění Kupní smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

3.3. Platby

Pokud zákazník využije poskytovatele platebních služeb nebo platební bránu, mohou být údaje potřebné k uskutečnění platby předány příslušnému poskytovateli platebních služeb.

Rozsah předávaných údajů závisí na zvoleném způsobu platby.

Právním základem je plnění Kupní smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR a případně plnění zákonných povinností Správce.

3.4. Účetnictví, daně a další zákonné povinnosti

Některé osobní údaje obsažené například v objednávkách, účetních a daňových dokladech jsme povinni zpracovávat a uchovávat na základě právních předpisů.

Právním základem je plnění právní povinnosti Správce podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

Tyto údaje jsou uchovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, zejména účetními a daňovými předpisy.

3.5. Reklamace a práva z vadného plnění

Osobní údaje zpracováváme rovněž za účelem:

• přijímání a evidence reklamací,

• posuzování reklamací,

• komunikace se zákazníkem,

• vyřízení reklamace,

• evidence výsledku reklamačního řízení.

Právním základem je plnění smlouvy a plnění právních povinností Správce podle čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR.

3.6. Uživatelský účet

Pokud internetový obchod umožňuje registraci a zákazník si vytvoří uživatelský účet, zpracováváme údaje potřebné k jeho vytvoření, správě a zpřístupnění zákazníkovi.

Právním základem je plnění smluvního vztahu nebo poskytnutí služby požadované uživatelem podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Účet může zákazník kdykoliv požadovat zrušit.

Zrušením uživatelského účtu není dotčeno další uchování údajů, které je nezbytné například pro splnění zákonných povinností nebo ochranu právních nároků Správce.

3.7. Kontaktní formuláře a komunikace

Pokud nás kontaktujete prostřednictvím kontaktního formuláře, e-mailu, telefonu nebo jiným způsobem, zpracováváme údaje, které nám v rámci komunikace poskytnete.

Pokud se komunikace týká objednávky nebo uzavření smlouvy, je právním základem zpravidla plnění smlouvy nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

V ostatních případech může být právním základem oprávněný zájem Správce na komunikaci s osobami, které jej kontaktují, a na vyřízení jejich požadavků podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

4. Obchodní sdělení a newsletter

4.1. Stávající zákazníci

Pokud jste u nás v minulosti zakoupili Zboží, můžeme váš e-mailový kontakt v souladu s příslušnými právními předpisy využít k zasílání obchodních sdělení týkajících se našich vlastních obdobných výrobků nebo služeb.

Právním základem pro zpracování osobních údajů je v tomto případě oprávněný zájem Správce na přímém marketingu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR ve spojení s příslušnými ustanoveními zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti.

Zákazník může zasílání těchto obchodních sdělení kdykoliv jednoduše a bezplatně odmítnout, zejména kliknutím na odhlašovací odkaz v každém obchodním sdělení nebo kontaktováním Správce na e-mailu aromka@aromka.com.

4.2. Ostatní osoby

Pokud nejste naším zákazníkem, zasíláme vám newsletter nebo jiná obchodní sdělení pouze tehdy, pokud jste nám k tomu udělili příslušný souhlas.

Právním základem je v tomto případě souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

Souhlas je dobrovolný a lze jej kdykoliv odvolat.

Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

Souhlas s marketingem není podmínkou pro provedení nákupu v internetovém obchodě.

5. Oprávněné zájmy Správce

V určitých případech můžeme zpracovávat osobní údaje také na základě našich oprávněných zájmů.

Mezi tyto oprávněné zájmy patří zejména:

• ochrana našich práv a právních nároků,

• prevence podvodů a zneužití služeb,

• zabezpečení internetového obchodu a informačních systémů,

• evidence a řešení případných sporů,

• přímý marketing vůči stávajícím zákazníkům v případech povolených právními předpisy,

• zlepšování našich služeb v rozsahu, který nevyžaduje souhlas uživatele.

Pokud zpracováváme osobní údaje na základě oprávněného zájmu, máte právo proti takovému zpracování vznést námitku.

6. Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou vzhledem k účelu, pro který jsou zpracovávány.

Údaje související s objednávkami a smluvním vztahem uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu nezbytnou pro ochranu právních nároků Správce.

Osobní údaje obsažené v účetních a daňových dokladech uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, která může v závislosti na druhu dokumentu činit několik let.

Údaje související s reklamací uchováváme po dobu nezbytnou pro její vyřízení a následně po dobu potřebnou k ochraně práv Správce a zákazníka.

Údaje z běžné komunikace uchováváme po dobu potřebnou k vyřízení požadavku a následně po přiměřenou dobu s ohledem na povahu komunikace a případné právní nároky.

Údaje zpracovávané na základě souhlasu zpracováváme nejdéle do odvolání souhlasu nebo do uplynutí doby, pro kterou byl souhlas udělen.

Údaje používané k zasílání obchodních sdělení stávajícím zákazníkům zpracováváme do doby, než zákazník proti tomuto zpracování vznese námitku nebo odmítne další zasílání obchodních sdělení, případně dokud trvá náš oprávněný zájem.

Po uplynutí příslušné doby osobní údaje bezpečně vymažeme nebo anonymizujeme, pokud jejich další uchování není vyžadováno právními předpisy.

7. Komu mohou být osobní údaje zpřístupněny

Správce nepředává osobní údaje třetím osobám bez právního důvodu.

K osobním údajům však mohou mít v nezbytném rozsahu přístup osoby, které pro Správce zajišťují určité služby nebo kterým musí být údaje předány v souvislosti s plněním smlouvy nebo zákonných povinností.

Může se jednat zejména o:

Provozovatele e-shopové platformy

Internetový obchod je provozován na platformě Shoptet.

Společnost poskytující platformu Shoptet může v souvislosti s provozem internetového obchodu zpracovávat osobní údaje jako zpracovatel Správce.

Dopravce

Osobní údaje nezbytné pro doručení objednávky mohou být předány dopravci, kterého si zákazník vybere při objednávce.

Poskytovatele platebních služeb

Údaje potřebné pro provedení platby mohou být předány bance, poskytovateli platební brány nebo jinému poskytovateli platebních služeb podle způsobu platby zvoleného zákazníkem.

Účetní, daňové a právní služby

K osobním údajům mohou mít v nezbytném rozsahu přístup poskytovatelé účetních, daňových, auditorských nebo právních služeb.

Poskytovatelé IT a technických služeb

K osobním údajům mohou mít v nezbytném rozsahu přístup poskytovatelé:

• webhostingových služeb,

• IT podpory,

• e-mailových služeb,

• zálohování,

• zabezpečení informačních systémů,

• dalších technických služeb nezbytných pro provoz Správce.

Marketingové a analytické služby

Pokud návštěvník udělí souhlas s analytickými nebo marketingovými cookies, mohou být informace související s používáním internetových stránek zpřístupněny poskytovatelům analytických a reklamních služeb využívaných na internetových stránkách.

Konkrétní používané služby a informace o jednotlivých kategoriích cookies jsou uvedeny v nastavení cookies na internetových stránkách.

Orgány veřejné moci

Osobní údaje mohou být v případech stanovených právními předpisy předány také orgánům veřejné moci, například soudům, správním orgánům, finanční správě nebo orgánům činným v trestním řízení.

8. Cookies

Internetové stránky www.aromka.com používají soubory cookies a obdobné technologie.

Cookies jsou malé datové soubory, které mohou být uloženy do zařízení návštěvníka internetových stránek.

8.1. Nezbytné cookies

Nezbytné cookies jsou potřebné pro správné a bezpečné fungování internetového obchodu, například pro:

• fungování Nákupního košíku,

• přihlášení k Uživatelskému účtu,

• uložení nastavení,

• zabezpečení webových stránek,

• správné fungování objednávkového procesu.

Pro použití těchto cookies není vyžadován souhlas návštěvníka, pokud jsou skutečně nezbytné pro fungování internetových stránek nebo poskytnutí služby požadované uživatelem.

8.2. Analytické cookies

Analytické cookies nám mohou pomáhat zjistit, jak návštěvníci internetové stránky používají, například které stránky navštěvují nebo jakým způsobem se na internetových stránkách pohybují.

Analytické cookies používáme pouze v případě, že návštěvník udělí příslušný souhlas prostřednictvím cookie lišty nebo nastavení cookies.

Právním základem pro související zpracování osobních údajů je souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

8.3. Marketingové cookies

Marketingové cookies mohou být používány pro měření účinnosti reklamy, zobrazování relevantní reklamy nebo vyhodnocování marketingových kampaní.

Marketingové cookies používáme pouze v případě, že návštěvník udělí příslušný souhlas.

Právním základem pro související zpracování osobních údajů je souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

8.4. Nastavení a odvolání souhlasu s cookies

Návštěvník internetových stránek může při první návštěvě rozhodnout, které nepovinné kategorie cookies povolí.

Souhlas s analytickými a marketingovými cookies je dobrovolný.

Návštěvník může souhlas kdykoliv změnit nebo odvolat prostřednictvím nastavení cookies dostupného na internetových stránkách.

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

Odmítnutím analytických nebo marketingových cookies není návštěvníkovi znemožněno běžné používání internetového obchodu.

9. Předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Správce sám osobní údaje zákazníků cíleně nepředává do zemí mimo Evropský hospodářský prostor, pokud to není nezbytné v souvislosti s využíváním konkrétního poskytovatele služeb.

Někteří poskytovatelé technických, analytických nebo marketingových služeb mohou být součástí mezinárodních skupin nebo mohou zpracovávat některé údaje mimo Evropský hospodářský prostor.

Pokud k takovému předávání dochází, je zajištěno v souladu s GDPR, zejména na základě:

• rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany,

• příslušného rámce uznaného Evropskou komisí,

• standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí,

• nebo jiného právně přípustného mechanismu.

Konkrétní informace o poskytovatelích analytických a marketingových nástrojů používaných prostřednictvím cookies jsou dostupné v nastavení cookies na internetových stránkách.

10. Automatizované rozhodování a profilování

Správce neprovádí automatizované individuální rozhodování, které by pro zákazníka mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotýkalo.

Pokud návštěvník udělí souhlas s používáním marketingových cookies, mohou poskytovatelé reklamních a analytických služeb zpracovávat údaje o jeho chování na internetových stránkách za účelem vytváření skupin uživatelů nebo přizpůsobení zobrazované reklamy.

Takové zpracování probíhá pouze v rozsahu odpovídajícím udělenému souhlasu.

11. Zabezpečení osobních údajů

Správce přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před:

• neoprávněným přístupem,

• ztrátou,

• zneužitím,

• změnou,

• zničením,

• neoprávněným zveřejněním.

Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které jej potřebují pro výkon své práce nebo poskytování služeb Správci a které jsou povinny zachovávat odpovídající důvěrnost.

12. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte za podmínek stanovených GDPR následující práva.

12.1. Právo na přístup

Máte právo získat potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje, a pokud ano, máte právo získat přístup k těmto údajům a k informacím o jejich zpracování.

12.2. Právo na opravu

Pokud jsou vaše osobní údaje nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat jejich opravu nebo doplnění.

12.3. Právo na výmaz

V případech stanovených GDPR máte právo požadovat vymazání svých osobních údajů.

Právo na výmaz není absolutní. Některé údaje nemůžeme vymazat například v případě, kdy jejich další uchování vyžaduje právní předpis nebo je nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

12.4. Právo na omezení zpracování

Za podmínek stanovených GDPR máte právo požadovat omezení zpracování svých osobních údajů.

12.5. Právo na přenositelnost údajů

Pokud je zpracování založeno na vašem souhlasu nebo na smlouvě a probíhá automatizovaně, můžete mít právo získat osobní údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a případně je předat jinému správci.

12.6. Právo vznést námitku

Pokud jsou osobní údaje zpracovávány na základě oprávněného zájmu Správce, máte právo proti takovému zpracování vznést námitku.

Pokud vznesete námitku proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu, přestaneme vaše osobní údaje pro tento účel zpracovávat.

12.7. Právo odvolat souhlas

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete svůj souhlas kdykoliv odvolat.

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.

12.8. Právo podat stížnost

Pokud se domníváte, že při zpracování vašich osobních údajů dochází k porušení právních předpisů, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Česká republika

Web: www.uoou.gov.cz

Doporučujeme však nejprve kontaktovat nás na adrese aromka@aromka.com, abychom mohli případný problém vyřešit.

13. Jak můžete svá práva uplatnit

Svá práva můžete uplatnit prostřednictvím:

E-mailu: aromka@aromka.com

nebo písemně na adrese:

AROMKA CANDLES s.r.o.
Hlavní třída 259/3
736 01 Havířov

Abychom zabránili neoprávněnému zpřístupnění osobních údajů třetí osobě, můžeme v odůvodněných případech požadovat přiměřené ověření totožnosti žadatele.

Na žádosti týkající se práv subjektů údajů reagujeme v zákonných lhůtách stanovených GDPR.

14. Zdroje osobních údajů

Většinu osobních údajů získáváme přímo od vás, zejména:

• při vytvoření objednávky,

• při registraci Uživatelského účtu,

• prostřednictvím kontaktního formuláře,

• při přihlášení k odběru newsletteru,

• prostřednictvím e-mailové nebo telefonické komunikace,

• při reklamaci nebo odstoupení od smlouvy.

Technické informace o návštěvě internetových stránek mohou být získávány automaticky prostřednictvím internetového prohlížeče, serverových záznamů a souborů cookies v závislosti na jejich nastavení.

15. Poskytnutí osobních údajů

Poskytnutí osobních údajů potřebných k uzavření a plnění Kupní smlouvy je smluvním požadavkem. Bez těchto údajů není možné objednávku řádně zpracovat a Zboží zákazníkovi dodat.

Poskytnutí údajů pro marketingové účely, analytické cookies nebo marketingové cookies je dobrovolné a jejich neposkytnutí nemá vliv na možnost nakoupit v našem internetovém obchodě.

16. Změny těchto zásad

Správce může tyto Zásady ochrany osobních údajů v případě změny způsobu zpracování osobních údajů, používaných služeb nebo právních předpisů přiměřeně aktualizovat.

Aktuální znění bude vždy zveřejněno na internetových stránkách www.aromka.com.

Změny nemají vliv na zákonnost zpracování provedeného před účinností nové verze těchto zásad.

17. Účinnost

Tyto Zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od:

6. 10. 2026